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19 de Outubro de 2019

05 ferramentas gratuitas para controle de prazos

Thiago Noronha Vieira, Advogado
Publicado por Thiago Noronha Vieira
há 5 meses

Thiago Noronha Vieira | E-mail: thiagonoronha@acnlaw.com.br

Advogado. Sócio do Álvares Carvalho & Noronha – Advocacia Especializada (ACNLaw). Pós-Graduado em Direito Empresarial pela PUC/MG. Presidente da Comissão de Direito Privado e Empreendedorismo Jurídico da OAB/SE. Diretor Jurídico do Conselho de Jovens Empreendedores de Sergipe (CJE/SE).



Saudações!

Não é raro termos aqui no JusBrasil artigos falando sobre aplicativos, sites e ferramentas em geral capazes de melhorar processos internos e alavancar a sua advocacia. É justamente nesta linha o artigo de hoje, vamos falar sobre 05 (cinco) ferramentas gratuitas para controle de prazos.

Leia também: Como encerrar cem processos em dois anos e meio!

Controlar prazos judiciais é, talvez, um dos principais entraves burocráticos para qualquer advogado (a). Afinal, conforme a sua advocacia avança a quantidade de processos com os quais está vinculado e as informações desses processos, embora entregues por sistemas automáticos, precisam ser filtrados e interpretados para aqueles que realmente são prazos para serem cumpridos e isso demanda um tempo precioso. Não só para filtragem dessas informações, mas para a organização da rotina para cumprimento desses prazos.

Todas as ferramentas aqui são utilizadas por mim na minha advocacia e no meu escritório e, por isso, sinto-me confortável em partilhar essas ferramentas, pois se funcionam para mim, certamente poderá funcionar para você. Sem muitas delongas, vamos nessa!

#01 – Evernote

Site: https://www.evernote.com

Aplicativo? Sim!

Quando comecei a minha advocacia, o Evernote foi o local que escolhi para armazenar as informações e controlar meus processos. Ele funciona como um bloco de notas digital (ou um caderno digital) onde você pode colocar absolutamente tudo. Desde textos, listas, imagens, tabelas, links, enfim... tudo que você precisa para trabalhar no dia a dia.

Através do Evernote, por exemplo, eu tenho a lista de todos os processos pessoa física que tenho numa lista, uma outra lista dos processos que estão em recurso e, quando faço atendimentos ou estudo teses, faço toda a pesquisa de links e recortes de precedentes através dele. Ele possui, ainda, modelos pré esquematizados para ajudar na sua organização.

#02 – Trello

Site: https://trello.com

Aplicativo? Sim!

Quem não gosta de post-its?! Todo mundo que já teve algum contato com a área de planejamento de processos ou organização ou produtividade sabe do poder dos quadros e os post-its. O Trello é uma versão virtual dessa ferramenta gratuita e cheia de incrementos. Conheci o Trello através do meu sócio, Saulo Álvares, e, pasmem, nosso escritório roda praticamente através dessa ferramenta.

O seu uso é bastante intuitivo e funciona como um perfeito quadro para processos. Você usa a listas, por exemplo, para criar as fases do processo, e vai mudando os quatros de cada processo conforme ele vai avançando (Exemplo: Protocolo; Conciliação; Instrução; Sentença; Recurso; Cumprimento de Sentença e/ou Execução). Ele também possui ferramentas mais avançadas como checklists e possibilidade de estipulação de prazos, o que é uma mão na roda! Sem contar que possui sincronização do aplicativo com o site, ou seja, você tem certeza que a informação estará sempre a mais atualizada possível.

#03 – Google Agenda

Site: https://calendar.google.com/

Aplicativo? Sim!

Sou suspeito para falar, porque sou um grande fã da suíte do google. O Google Agenda eu conheci no primeiro escritório que trabalhei como associado há 03 (três) anos atrás e, desde então, não larguei mais. Utilizo o Google Agenda apenas como agenda de compromissos presenciais, ou seja, eu marco nele os locais e compromissos que preciso comparecer (audiências, sessões de julgamento, eventos, reuniões, atendimentos, etc..). Também marco na agenda espaços reservados para atividades fixas e o fluxo de pagamentos de meus clientes. De quebra, ainda deixo reservado os compromissos fixos como contas pessoais e vencimentos.

Sua integração com os celulares sem a necessidade de baixar o aplicativo (eu, por exemplo, possuo um iphone e ele sincroniza minha agenda sem a necessidade de que eu use o aplicativo nativo da google) também é um grande diferencial.

#04 – Legal Cloud

Site: https://app.legalcloud.com.b

Aplicativo? Sim!

Esse aqui é a cereja do bolo para quem deseja controlar prazos com eficiência. O Legal Cloud é uma calculadora de prazos do judiciário altamente específica. Ele possui a versão web (que eu mais utilizo) e aplicativo para Android e iOS. É altamente eficiente e calcula os prazos conforme o tipo de processo: CPC/15, CPP, CLT (antiga e nova), Juizado Especial (dias corridos, o que não se aplica mais).

Além de fazer a contagem correta, desconsiderando o dia do início (publicação) do prazo, te dá todos os dias excluídos, com eventuais pontos facultativos promovidos pelos diversos tribunais no país. A única “desvantagem” é a limitação de 06 (seis) cálculos de prazos por semana na versão gratuita, mas para quem está começando costuma ser mais do que suficiente, podendo-se ir para a versão premium se houver maior demanda.

#05 – Sticky Notes

Site: https://www.microsoft.com/pt-br/p/microsoft-sticky-notes

Aplicativo? Não.

Já falamos de Post-its, não é mesmo? Esse aqui é uma outra versão, nativa no Windows 7 em diante. É um bloco de notas que fica o tempo todo ativado no computador na área de trabalho. Já tem uns 02 (dois) anos que comecei a usar esse mecanismo para anotar os meus prazos.

Basicamente como funciona: eu recebo um prazo via sistema, faço o cálculo do prazo Legal Cloud, anoto no Sticky Notes e monitoro o cumprimento pelo Evernote ou Trello (a depender do tipo de processo). Quando cumpro o prazo, simplesmente apago a lista do Sticky Notes e assim sucessivamente... Ainda uso, como controle de qualidade, um caderno que fica na minha mesa de trabalho.


Conclusão

Espero que estas ferramentas ajudem vocês da forma como tem me ajudado na advocacia. Se você utiliza outra metodologia ou ferramenta mais robusta, ficarei muito feliz em conhecer nos comentários! Ah, não esquece de compartilhar este artigo com aquele conhecido (a) que também está começando ou que tem dificuldades em anotar seus prazos e está sempre “apagando incêndio”.

(Há) Braços!


Siga-me no instagram: @thiago.nvieira


2 Comentários

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Ótima lista, Thiago!

A agenda do Google tem uma função que eu gosto bastante, que é a de criar várias agendas. Tenho uma para os compromissos pessoais, outra para os prazos e uma também para o calendário editorial :)

Ah, valeu a dica do Stick Notes! Não conhecia! Haha!

(Há) Braços! continuar lendo